Koniec roku 2024 oraz początek 2025 obfitował w wejścia w życie głośnych zmian legislacyjnych, w tym m.in. ustawy o ochronie sygnalistów. Już od 25 grudnia 2024 r., sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń naruszeń prawa organom publicznym. Przedsiębiorcy powinni przeanalizować stan osobowy organizacji i w przypadku, kiedy zatrudniają min. 50 osób (w tym także zleceniobiorcy, osoby współpracujące na podstawie umów B2B), powinni niezwłocznie wdrożyć w swojej organizacji postanowienia ustawy o ochronie sygnalistów. Co to oznacza? Wyjaśnimy w dzisiejszym artykule.
Na dobry początek – kim jest sygnalista? Nie jest to trudno wydedukować, a ponadto słyszymy to określenie od dobrych 2 lat. Wyjaśniając jednak, Sygnalista, to osoba, która dokonuje zewnętrznego (np. do organów ścigania bądź nadzoru nad organizacją) bądź wewnętrznego (wewnątrz organizacji) zgłoszenia nieprawidłowości w przestrzeganiu przepisów prawa. W związku ze swoim działaniem, sygnaliści mogą być narażeni na działania odwetowe ze strony podmiotów, których zgłoszenie dotyczy – w szczególności, jeżeli o treści zgłoszenia, osoba zgłaszająca, dowiedziała się w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych w zakładzie pracy. Rozgoryczony pracodawca mógłby taką osobę chcieć pozbawić np. nagród, awansu. Ustawodawca przyznał zatem sygnaliście szczególny status, zgodnie z którym m.in. jego tożsamość musi zostać zachowana w tajemnicy, a działania odwetowe mają spotkać się z dolegliwymi sankcjami. Należy jednak pamiętać, że sygnalista podlega ochronie od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ustawa nie będzie więc chroniła osób, dokonujących zgłoszeń w złej wierze.
Ustawa o ochronie sygnalistów nałożyła nowe obowiązki na:
- podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia 2025 r., wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, z uwzględnieniem w tej liczbie pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia;
- niezależnie od powyższego progu, procedurę mają obowiązek wdrożyć:
- podmioty oferujące usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- jednostki samorządu terytorialnego (nie dotyczy jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców).
Pozostałe podmioty mogą wdrożyć u siebie postanowienia ustawy o ochronie sygnalistów, ale nie mają takiego obowiązku.
Obowiązki, jakie ustawodawca nałożył na wymienione wyżej podmioty to w szczególności:
- ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych
- wybór i wdrożenie kanału do dokonywania zgłoszeń – kanał powinien zapewniać poufność sygnalistom i być dostosowany do ich nawyków – podmioty zobowiązane do wdrożenia, powinny przeanalizować zwyczaje potencjalnych sygnalistów i wdrożyć kanał, który będzie z nimi spójny;
- prowadzenie komunikacji – kanał ma zapewniać interakcję, a nie być jedynie narzędziem do dokonania zgłoszenia. W szczególności sygnalista powinien zostać poinformowany o przyjęciu zgłoszenia w terminie do 7 dni;
- spełnianie obowiązku informacyjnego, wynikającego z art. 13 RODO;
- odbierając zgłoszenia, należy kierować się zasadą minimalizacji gromadzonych danych i ograniczyć ich pobranie jedynie do tych, które są potrzebne do działania;
- umożliwienie potencjalnym sygnalistom dostępu do procedury (by była ona znana) oraz poinformowanie ich o kanałach zgłoszeń w sposób umożliwiający dostęp do kanałów;
- przeszkolenie pracowników przedsiębiorcy w zakresie obowiązujących procedur – pracownicy powinni wiedzieć co zgłaszać, jak zgłaszać, gdzie znaleźć system, jak z niego korzystać;
- wyznaczenie komórki organizacyjnej obsługującej zgłoszenia lub zawarcie w tym przedmiocie umowy z podmiotem zewnętrznym;
- prowadzenie rejestru zgłoszeń (jeżeli jest kilka kanałów zgłoszeń – jeden rejestr zgłoszeń będzie wystarczający, ważne jest jednak oznaczanie zgłoszeń w taki sposób aby było możliwe ustalenie z którego kanału pochodzi dane zgłoszenie);
- monitorowanie działania systemu oraz funkcjonowania procedury;
- raport końcowy z analizy zgłoszenia – sporządza się go na potrzeby wewnętrzne – sygnalista go nie otrzymuje.
Podmiot wdrażający postanowienia ustawy o ochronie sygnalistów może samodzielnie zdecydować, czy będzie przyjmował zgłoszenia anonimowe. Warto jednak określić powyższe w procedurze.
Niniejszym artykułem, chcieliśmy nakreślić to, co z punktu widzenia podmiotu zobowiązanego do wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów, będzie najistotniejsze. Nasza Kancelaria z wielką chęcią wesprze Was we wdrożeniu nowych rozwiązań! Jeżeli chcielibyście dowiedzieć się więcej, zapraszamy do kontaktu!
Radca prawny Tomasz Furmanek
Tel. 600 096 607
E-mail: tomasz.furmanek@kancelariacarter.pl
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień 20 lutego 2025 r.
W ostatnim artykule poruszliśmy temat zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców, obowiązujących od 1 stycznia 2025 r. Zachęcamy do zapoznania się z nim! Artykuł znajdziecie pod linkiem – Nowe Zasady Składki Zdrowotnej dla Przedsiębiorców w 2025 roku – Kancelaria CARTER
