Zawieranie umów pomiędzy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem jej zarządu stanowi istotną kwestię dla wielu przedsiębiorstw. Takie umowy mogą obejmować różnorodne kwestie, począwszy od wynagrodzenia za pełnienie funkcji w zarządzie, poprzez zobowiązania dotyczące poufności informacji, umowy pożyczki czy umowę o pracę z członkiem zarządu.
Zawieranie umów to rutynowe zadanie dla przedsiębiorców, dlatego zawsze istotne jest zapewnienie, że umowa nie tylko chroni interesy stron, ale także jest poprawna formalnie, co często jest pomijane. Jednym z aspektów formalnych, na które chcielibyśmy zwrócić uwagę, jest kwestia reprezentacji stron umowy.
Zasadniczo to zarząd jest organem reprezentującym spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w kontaktach zewnętrznych. Istnieje jednak wyjątek od tej zasady w sytuacjach, gdy spółka zawiera umowę z jednym z członków zarządu. Przepisy dotyczące tego zagadnienia zawarte są w artykule 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych.
Art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych stanowi, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Z przepisu tego wynika zatem jednoznacznie, że w sytuacji, w której ma dojść do zawarcia umowy pomiędzy spółką a jednym z członków zarządu, konieczne jest powołanie pełnomocnika do reprezentacji spółki albo pozostawienie sprawy w kompetencji rady nadzorczej. Jednak powołanie rady nadzorczej nie jest obowiązkowe dla spółki z o.o. i w praktyce większość spółek nie decyzje się na powoływanie tego organu.
Może się pojawiać również pytanie czy to prokurent mógłby podpisać umowę z członkiem zarządu, skoro może podpisywać w imieniu spółki różne dokumenty. Niestety w przypadku zawierania umowy pomiędzy członkiem zarządu a spółką, nie jest możliwa reprezentacja spółki przez prokurenta spółki, ponieważ prowadziłoby to do sytuacji w której zarząd ciągle by stał po obydwu stronach umowy.
Pełnomocnikiem powinna być osoba trzecia, niezależna w żaden sposób od spółki. Dzięki temu transakcja nie będzie mogła być na żadnym etapie skutecznie kwestionowana.
Podstawowym skutkiem niezastosowania się do zasad określonych w art. 210 § 1 ksh jest bezwzględna nieważność dokonanej czynności na podstawie art. 58 Kodeksu cywilnego w związku z art. 2 ksh.
Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy jedyny członek zarządu spółki jest również jej jedynym udziałowcem, co często ma miejsce w mniejszych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością.
W takich sytuacjach przepisy prawne, a konkretnie artykuł 210 § 2 Kodeksu spółek handlowych, określają, że wszystkie umowy między jedynym członkiem zarządu a spółką, w której jest on jedynym udziałowcem, muszą być zawarte w formie aktu notarialnego.
Takie umowy muszą być sporządzone w formie aktu notarialnego, bez konieczności powoływania jakichkolwiek pełnomocników. Co więcej, notariusz jest zobowiązany przesłać taką umowę do sądu rejestrowego, który prowadzi akta spółki (właściwy sąd Krajowego Rejestru Sądowego).
Jeżeli wasza firma planuje lub jest w trakcie zawierania umowy z członkiem zarządu ważne jest aby dochowane zostały wszelkie formalności. W razie wątpliwości co do możliwości reprezentowania spółki zapraszamy do kontaktu. Nasza kancelaria zapewnia kompleksową pomoc prawną w zakresie sporządzania niezbędnych dokumentów oraz przygotowanie umowy z kontrahentem dostosowanej do indywidualnych potrzeb i oczekiwań klienta.
Zachęcamy również do zapoznania się z artykułem z poprzedniego tygodnia na temat Zgromadzenie wspólników sp. z o.o. na odległość.
Zapraszamy do kontaktu:
Radca prawny Tomasz Furmanek
Tel. 600 096 607
E-mail: to.furmanek@gmail.com
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień 22.02.2024 r.
